Wenn engagierte Lehrkräfte Ihren Schülern unvergessliche und lehrreiche Klassenfahrten ermöglichen, nehmen sie nicht nur große Verantwortung auf sich, sondern setzen einen großen Teil ihrer Freizeit in die Organisation und Vorbereitung ein. Je nach Ausflugsziel sind ein ganzes Jahr Vorbereitung keine Seltenheit. Um in dieser langen Organisationsphase immer alle Informationen beisammen zu haben und in allen laufenden Projekten den Überblick zu behalten, ist ein durchdachtes und praxistaugliches Planungstool der Schlüssel zum Erfolg.

Je besser die Vorbereitung und je strukturierter die Dokumente, desto entspannter können Sie dem großen Start der Klassenfahrt entgegen gehen. Denn kurz vor Start geht jedem, der sich für seine Schüler verantwortlich fühlt, so einige durch den Kopf:

• Habe ich die Notfallnummer der Eltern?
• Sind alle Ausweise gültig?
• Habe ich bei Unfällen sofort die Gesundheitskarte zur Hand?
• Wie waren nochmals die Kontaktdaten des Ansprechpartners für diese und jede Aktivität oder Unterkunft?

Einmal in Ihrem individuellen Workflow hinterlegt, werden Sie alles, was Sie auch während der Tour benötigen, immer gesammelt an einem Ort finden. Im Datenmanagement von Easy Word lassen sich alle diese Daten sicher hinterlegen. Jeder Schüler hat seine persönlichen Daten bis zum festgesetzten Stichtag direkt im System hinterlegt. Sie haben durch Statusabfragen den genauen Überblick ob die Fristen eingehalten werden und können wenn nötig eine freundliche Erinnerung an die einzelnen Teilnehmer versenden. Somit hat auch die wilde Nachrichtenflut mit allen möglichen Dokumenten im Anhang und ein mühsames "hinterher-rennen" ein Ende.

Typische System-Anforderungen bei Klassenfahrten:

• Eine Reisegruppe mit einem Reiseleiter
• Single- sign-on mit moodle
• Import von Gruppenlisten (csv- Datei oder aus moodle)
• Speichern von Aktivitätsvorlagen mit Ansprechpartnern und die Integration der Vorlagen in den Tourplan
• Kontaktdaten der Eltern
• Wichtige Dokumente: Einverständniserklärung der Eltern, Gesundheitskarte, Reisepässe/Personalausweise
• Zimmereinteilungen
• Upload von Ausgaben- Belegen
• Volle Kostenübersicht und Endabrechnung auf Knopfdruck