08 Organisation (Workflowmanagement)

Einem Event ist ein vordefinierter Workflow mit verschiedenen Aufgaben zugeordnet, die zur Planung des Events erforderlich sind. Der Workflow besteht aus mehreren Phasen. In jeder Phase können die Änderungsrechte der verschiedenen Rollen frei definiert werden. Dadurch lassen sich die Rechte eventübergreifend durch den Wechsel in die nächste Phase einstellen. Der Workflow wird beim Anlegen des Events automatisch aus der Vorlage importiert und ist statisch. Dies bedeutet eine spätere Änderung der Vorlage hat keine Auswirkung auf bereits angelegte Events.

Im Hauptmenüpunkt „Organisation“ stehen zwei Bereiche zur Auswahl.

• Meine Aufgaben
• Fortschritt

Meine Aufgaben

Unter „Meine Aufgaben“ werden alle offenen Aufgaben mit der hinterlegten Deadline angezeigt. In der Navigationsleiste kann unter „Meine Aufgaben“ auch nach Aufgaben aus einzelnen Events gefiltert werden. Durch anklicken der Aufgaben erscheinen in S3 weitere Informationen zur Aufgabe.

Fortschritt

Im Bereich „Fortschritt“ kann der Status des Workflows auf Eventebene und auf Reisegruppenebene eingesehen werden. Es ist immer nur eine Phase "aufgeklappt", so dass man die Aufgaben darin sehen kann. Standardmäßig wird die erste Phase ausgewählt, zu der noch nicht alle Aufgaben abgearbeitet wurden. Rechts oben neben jeder Phase steht die Anzahl abgearbeiteter Aufgaben und die Anzahl der Phasen insgesamt.

Wenn man eine Phase klickt,

• dann wird diese ausgewählt und die Aufgaben dieser Phase werden angezeigt.
• sieht man rechts die Details zur Phase und kann die Phase abhaken, sofern alle enthaltenen Aufgaben erledigt wurden. Außerdem kann man einen Kommentar zur Phase eintragen.

Wenn man eine Aufgabe anklickt,

• dann werden eventuell vorhandene Unteraufgaben angezeigt.
• dann werden rechts die Details zur Aufgabe angezeigt. Dort kann man die Aufgabe abhaken, sofern sie keine Unteraufgaben hat.
• Aufgaben mit Unteraufgaben werden automatisch als erledigt markiert, wenn alle untergeordneten Aufgaben als erledigt markiert wurden.

Wenn man sich nur den Fortschritt der Aufgaben einer Reisegruppe anzeigen lässt, gibt es ein paar Besonderheiten:

• Bei der Phase werden nur die Anzahl der erledigten Aufgaben und die Anzahl der Aufgaben insgesamt der gewählten Reisegruppe angezeigt (d.h. wenn hier alle Aufgaben erledigt wurden, kann man die Phase noch nicht als erledigt markieren, falls es zu anderen Reisegruppen oder zum Event noch offene Aufgaben in dieser Phase gibt)
• Es werden keine eventbezogenen Aufgaben angezeigt

Aufgaben und Unteraufgaben dieser Reisegruppe werden nicht hierarchisch angezeigt, sondern als flache Liste. So sieht man auf einen Blick den Fortschritt der Aufgaben der Reisegruppe, ohne etwas aufklappen zu müssen.
Es wird unter den folgenden Aufgabentypen unterschieden:

Farbliche Kennzeichnung der Aufgaben:

Dieser Bereich ist nur für die Anzeige und zum „Abhaken“ der Aufgaben vorgesehen. Die Bearbeitung der Aufgaben und das Anlegen neuer Aufgaben erfolgen direkt im Eventbereich.